Herrmann logo

kwaliteit voor het mkb

10 tips voor kwaliteitsmanagement

Grip op kwaliteit begint met het maken én nakomen van duidelijke en uitvoerbare afspraken. Met een beknopt en logisch opgebouwd geheel aan heldere afspraken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden leg je de essentiële basis voor duurzame grip op kwaliteit. Een dergelijk kwaliteitsmanagementsysteem helpt je om zowel processen als risico’s te beheersen en de bedrijfsvoering continue te verbeteren. Tien tips om te komen tot compact kwaliteitsmanagementsysteem dat écht bijdraagt.

1) Doel voor ogen

Wat wil je bereiken met het systeem? Welk ‘probleem’ wil je aanpakken? Welke risico’s wil je beheersen? Denk daar goed over na en blijf dat doen. Betrek je collega’s er ook eens bij. Bijvoorbeeld, wat voegt een instructie toe aan de vraag hoe een order in te voeren? Willen we iemand van straat kunnen plukken en zonder uitleg, met alleen wat documenten, aan het werk kunnen zetten? Beschrijven we het voor onszelf of voor een auditor?

2) Zonder draagvlak heb je niks

Ga geen gewenste werkwijzen op papier te zetten. Mensen gaan niet ineens anders werken omdat dat ergens beschreven staat. Dat is een veel gemaakte misvatting. Ga uit van de huidige manier van werken. Dat is jouw startpunt, dat herkent men. Zorg dat je het daarover eens bent en beschrijf dat samen met de betrokkenen. Alle suggesties en ideeën houden we even apart.

3) Minder is beter

Lange teksten leest niemand. Je bent geen ‘kookboek’ aan het schrijven. Vergeet alle ‘nice to have’. Waar zitten de grootste risico’s en kansen? Wat is het absolute minimum? Focus je daarop. Als je dat niet doet sneeuwt de echt belangrijke informatie onder. Dat is pas een risico!

4) Instructies schrijven: laatste redmiddel

Vrijwel iedere organisatie beschikt over een ERP-systeem, daar kun je van alles in borgen. Maar denk ook eens aan andere moderne vormen: korte filmpjes of foto’s. Maak daar vooral gebruik van. Eigenlijk is het laatste redmiddel een instructie. Dus doe dat alleen als het niet anders kan én het iets toevoegt.

5) De winst zit in duidelijkheid over verantwoordelijkheden

Onduidelijkheid over verantwoordelijk is in 9 van de 10 gevallen dé oorzaak van fouten. Daar zit dan ook de winst. Hanteer de primaire processen als basis en krijg samen met de betrokkenen helder wie verantwoordelijk is voor welke cruciale stap in het proces. En kijk goed naar overdrachten. Dan maak je stappen.

6) Baken zaken af

Stel goed vast wat het toepassingsgebied is van een document . Bijvoorbeeld “…op basis van een klantenorder komen tot een werkorder voor de fabriek….”. Door het af te bakenen heb je kop en een staart. Alles wat daar niet mee te maken heeft laten we voor wat het is.

7) Houd de documenten klein en maak het visueel

Alles wat je kunt doen om teksten te voorkomen doet de zaak goed. Stroomschema’s, ‘swimming lanes’, plaatjes en ga maar door. Mensen lezen niet, ga daar maar van uit. Perfectionisme is een valkuil. Ga vooral niet proberen alle scenario’s en uitzonderingen op te nemen. Focus je op de ‘rode draad’. Als je 80% te pakken hebt, is het al erg mooi.

8) Houd de boel fris

Ruim regelmatig op. Bijvoorbeeld na een audit. Gooi ook vooral zaken weg. Organisaties zijn in verandering. Daarmee ook het kwaliteitsmanagementsysteem. Welke onderwerpen spelen er? In hoeverre kan het systeem daar wat aan bijdragen? En besteed veel aandacht aan de presentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem.

9) Doe het samen

Ga niet in je eentje als een monnik te werk. Stel proceseigenaren aan en maak duidelijk wat je van ze verwacht. Laat ze zelf zaken bijwerken, stimuleer vooral meedenken en meedoen.

10) Misschien wel het allerbelangrijkste: Communiceer

Als er zaken zijn aanpast, maak dat duidelijk aan de organisatie. Geen puzzel in de vorm van ‘zoek de verschillen’. Zorg dat iedereen geïnformeerd is en blijft. Van hoog tot laag in de organisatie.

Meer inspiratie