Herrmann logo

actief in kwaliteit

Audit als spiegel

Gea Refrigeration Netherlands N.V. is marktleider in Nederland op het gebied van koeltechnische installaties. De onderneming ontwerpt, produceert, installeert en onderhoudt dergelijke installaties, van de food tot de maritieme sector. Er wordt geopereerd vanuit een achttal vestigingen met in totaal 340 man, waarvan 130 monteurs. Herrmann werd gevraagd een training te verzorgen voor de interne auditors. Henri Verbruggen, de QHSE manager, over zijn ervaringen en beweegredenen

Wat was de reden voor de training?

"We willen het maximale uit de audits halen. Audits doen kost tijd en wil je het zinvol houden moet je streven naar rendement voor de organisatie. In het verleden werd er naar mijn mening te veel op de procedures geaudit. Ik ben ervan overtuigd dat we er meer uit kunnen halen als we iets ‘breder’ te werk gaan. Dus niet alleen naar de procedures kijken, maar ook naar de efficiëntie van bepaalde processen. Ik geef de auditors nu thema’s mee. Dat vraagt om een wat andere aanpak. Met de training wilde ik deze nieuwe werkwijze goed lanceren en het nut van de audits verhogen. Een belangrijk thema is bijvoorbeeld de overdracht van sales naar engineering. Zowel in het offertestadium als in het orderstadium wordt vaak een ‘half’ verhaal overgedragen. Dat leidt tot verlies van tijd en energie, en dat is gewoon zonde en niet nodig."

Wat is je het meest opgevallen bij de training?

“Alle auditors zijn mensen uit de eigen organisatie. Dat heeft voor- en nadelen. Wat in ieder geval opviel is dat het doorvragen belangrijk is wil je iets uit de audits halen. Dus niet alleen maar constateren dat een lijstje niet wordt ingevuld, maar ook of dat eigenlijk wel tot complicaties leidt. En of het structureel niet gebeurt, en waarom niet. Zo doorvragen deden we eigenlijk niet of nauwelijks. We zijn er door Herrmann op gewezen dat je zo meer uit de audits haalt en dat blijkt al. Het verhoogt het nut per direct.”

Kun je al resultaten zien?

"Het is eigenlijk allemaal pas net van de grond aan het komen. Maar wat ik nu al duidelijk merk is dat men zich veel beter realiseert wat het gevolg is van bijvoorbeeld een ‘half verhaal’ overdragen. Doordat de specificaties niet duidelijk zijn, doet de engineer een aanname, stopt tijd in een ontwerp en calculatie en krijgt vervolgens te horen dat het anders moet. Dan kun je overnieuw beginnen. Dat is niet bepaald efficiënt. De betrokkenen beseffen zich dit steeds beter. Het constateren van een probleem en bijbehorende oorzaak vormt de bron voor het uitvoeren van verbeteringen. Men gaat inzien dat het anders moet en kan. Dat is al pure winst.”

Zijn er nog zaken die je zijn opgevallen bij de training?

"De combinatie van opfrissen, oefenen met échte audits en terugkoppeling van de trainer is heel goed bevallen. Je leert dit soort dingen door het gewoon te doen. Met audits houd je in feite een spiegel voor. Samen kijk je naar waar je mee bezig bent. Je gaat eigenlijk terug naar de basis en die aanpak wordt erg goed ontvangen. Door alle betrokkenen.”

Meer referenties