Herrmann logo

partner in kwaliteit

10 tips voor de management review (of directie beoordeling)

Hoe kom je tot een zinvolle management review? Een die je niet maakt voor de auditor, maar waar je energie van krijgt. Een waar de organisatie verder mee komt. Met de komst van de nieuwe ISO normen zijn de eisen zelfs nog wat uitgebreid. Genoeg redenen voor wat tips

1) Zie ‘het’ niet als een ‘los’ onderwerp

Bij vrijwel iedere organisatie zijn er plannen, budgetronde, maandrapportages, een MT of misschien ook wel een raad van advies. Zoek aansluiting bij een van de bestaande cycli. Ga het vooral niet als iets ‘aparts’ zien. Kruip zo dicht mogelijk aan bij de bestaande planning en control cyclus.

2) Sta goed stil bij het doel van de management review

Bij een management review vraag je in feite aan het management een oordeel te geven. Dus in de vorm “Dit is wat het is. Vinden we dat acceptabel? Vinden we dat actie nodig is?”. Bijvoorbeeld: we zien dat faalkosten zijn gestegen dit jaar. In 2017 was dat nog 4, 1% van de omzet, dit jaar zien we een stijging naar 4,5%. Vraag aan het management: is actie nodig?

3) Bereid het degelijk voor

Als je wilt dat er een oordeel en dus actie komt, zul je het wel goed moeten voorbereiden. Juist doordat je het goed voorbereidt maak het ook mogelijk om te komen tot een goede beslissing. Kom met feiten en cijfers. Doe een analyse, kom met oorzaken en zet cijfers in een grotere context: dan gaan ze spreken. Voorbeeld: we zien dat er in 2015 het percentage klachten over onze verpakking is gestegen met 23% ten opzichte van 2017. We hebben gezien dat maar liefst 80% van de klachten veroorzaakt wordt door verpakkingsmachine A. Het blijkt dat daar veel gewerkt wordt met uitzendkrachten.

4) Geen koude douche

Vaak zijn we geneigd ons te richten op alles wat fout ging. Ergens begrijpelijk, maar dat kan het allemaal erg negatief maken. Er gaan ook heel veel dingen goed. En die willen we waarschijnlijk ook goed houden. Breng deze (vooral) ook in.

5) Maak er een interactieve sessie van

Als je wil dat zaken aandacht krijgen moet je ze (ook) mondeling toelichten. Vraag om tijd van het MT en zorg voor een interactieve sessie. Vertel het verhaal achter de feiten en cijfers. Dan gaan ze spreken en zo stimuleer om te komen tot een beslissing.

6) Hou het compact

Alles wat je kan doen om het compact te houden doet de zaak goed. Om compact te kunnen zijn moet je steeds proberen om zo snel mogelijk te komen tot de essentie. En dat voorleggen aan de leiding. Gevaar van veel informatie is dat de boodschap ondersneeuwt. Waarom moet bijvoorbeeld alles in een sessie?

7) Zorg voor tempo

Door zaken goed voor te bereiden en compact te houden kunnen onderwerpen snel besproken worden. Snelheid vindt iedereen prettig. 1,5 uur is ongeveer het maximum om aandacht te houden. Als het lukt die 1,5 uur maximaal effectief te laten zijn zit je op de goede weg.

8) Presenteer professioneel

Grafieken, foto’s, diagrammen: het doet de zaak allemaal goed. Die spreken veelal boekdelen. Stop wat tijd in een paar goede sheets.

9) Doseer

Natuurlijk: je wil dat zaken snel opgepakt worden. Dat er adequaat en kordaat gehandeld wordt. Maar er zijn zo veel zaken belangrijk. Probeer niet onderste uit de kan te krijgen. Veel kleine stapjes maakt ook een grote. Door dingen klein te maken nodig je uit tot actie.

10) Stel bij

Evalueer na de management review wat men ervan vond. Wat ging goed en wat ging minder? En stel op basis daarvan bij. Iedere keer wat beter.

Meer inspiratie