Herrmann logo

resultaat met kwaliteit

10 tips voor succesvolle leveranciersaudits

Leveranciers kunnen een grote invloed hebben op de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid van je eigen organisatie. Tijd en energie investeren in het selecteren, instrueren én evalueren van kritische leveranciers verdient zich in de regel dubbel en dwars terug. Door verbeterinitiatieven kom je tot een degelijke samenwerking, waarin je elkaar snapt en stap voor stap beter wordt. Zo ontstaat een duurzame relatie, die zich kenmerkt door wederzijds vertrouwen met als resultaat grip op je kwaliteit. Leveranciersaudits zijn een onmisbaar instrument hierin, door onder andere goed naar elkaar luisteren en van elkaar te leren. Hieronder 10 tips.

1) Eerst denken, dan doen

Natuurlijk kun je altijd op bezoek bij je leveranciers, maar het kost tijd. En leidt het ergens toe? Daarom is het verstandig te beginnen met wat denkwerk. Waarom zouden we audits doen bij onze leveranciers? Waar zou dat toe moeten leiden? Welke leveranciers zouden we erin moeten betrekken en waarom? Wat doen we met de uitkomsten?

2) Een bezoek ≠ leveranciersaudit

Een audit is niet hetzelfde als een bezoek. Het is een onderzoek in de vorm van wat korte interviews met meerdere betrokkenen bij de leverancier. Door het een audit te noemen creëer je de mogelijkheid gericht vragen te stellen, te kijken, je te laten overtuigen. En dat gaat verder dan een rondleiding en bedrijfspresentatie in een ontvangstruimte.

3) Wees selectief

Omdat je veel afneemt bij een bepaalde leverancier is daarmee nog niet gezegd dat het zinvol is een audit te gaan doen! Misschien moet je daar juist wat prijsonderhandelingen mee gaan doen en dat is heel wat anders….. Maar waar dan wel? Wij raden aan met name die leveranciers te selecteren waar je in hoge mate afhankelijk van bent, of gaat worden. Waar je dus risico loopt, of waar kansen liggen. Bijvoorbeeld om dat er specials voor je worden gemaakt die in het eindproduct komen of omdat men maakt wat jullie ontworpen hebben. Het is goed mogelijk dat daar veel te winnen valt.

4) Communiceer

Lang niet al je leveranciers zullen eerder geaudit zijn door hun opdrachtgevers. En mocht dat wel zo zijn, dan kan de ‘insteek’ ook nog eens anders zijn. Door goed te communiceren voorkom je teleurstellingen. Denk aan zaken als het doel, de duur, het rapport, de opvolging en vooral wat je van de leverancier verwacht. En wat hij van jou mag verwachten.

5) Houvast en voorbeelden zijn makkelijk

Zijn er afspraken met de leverancier? Zoals een raamovereenkomst of jaarcontract? Zijn er dingen besproken bij evaluatiegesprekken? Zijn er recente orders? Of klachten? Neem die mee en gebruik ze. Voorbeelden en houvast zijn makkelijk. Probeer te achterhalen of men doet wat er is toegezegd en of dat effectief is.

6) Ga samen (met een collega)

Je krijgt vaak heel veel te zien en te horen. Niet alles is even relevant. Voor sommige zaken heb je de nodige ‘bagage’ nodig, soms technisch, soms commercieel en soms logistiek. Neem een collega mee, die kan voor diepgang zorgen.

7) Voorbereiding is het halve werk

Het voorbereiden van een audit is cruciaal. Bedenk zo scherp mogelijk waarover je ‘gerustgesteld’ wilt worden. En doe dat in samenspraak met je organisatie. Als je dat scherp hebt vraag dan de leverancier om de relevante mensen te kunnen spreken. Bijvoorbeeld dat men inderdaad de voorraden aanhoudt die zijn toegezegd. Of dat men lering trekt uit de retour gestuurde batch. Etc.

8) Ga de vloer op

Zien is geloven. Zien is niet (alleen) naar papier kijken, of naar power points of ERP-systemen. Ga vooral ook de werkvloer op en probeer de medewerkers te spreken die voor jouw organisatie bezig zijn.

9) Korter is beter

Realiseer je dat een audit tijd kost, niet alleen voor jou maar ook voor de leverancier. In de regel kun je heel veel doen in een dag of zelfs in een dagdeel. Dus hou het kort en realiseer je de impact.

10) Vat samen voor je vertrekt

Zorg dat je het eens bent over de bevindingen voordat je vertrekt. Dus vat je bevindingen samen en laat bevestigen dat het klopt. Dat is niet makkelijk overigens. Schuif dat niet voor je uit, anders neem je het risico vast te lopen in een eindeloos gesteggel over het rapport.

Meer inspiratie