Herrmann logo

actief in kwaliteit

Verbeteren in teamverband. Wollig gedoe (of juist niet)

Organisaties die lenig zijn hebben een streepje voor op hun concurrenten. Juist doordat men de vaardigheid heeft zich aan te passen, lukt het om blijvend in te spelen op veranderingen. Of deze nu vanuit klanten, wetgeving, techniek of waar dan ook vandaan komen. Ondernemingen die dat kunnen zijn sterk en crisisbestendig. Er zijn allerlei ‘tools en mogelijkheden’. Eén daarvan is het verbeteren in teamverband, ook wel verbeterteams. Zijn dit wollige praatclubjes? Of moeten we hier anders naar kijken? Laura Kiffen-Niazy, sinds 5jaar werkzaam als consultant bij Herrmann, over haar ervaringen met dit soort teams.

Laura: Wat ik heb gemerkt is dat vooral knelpunten waar veel disciplines bij betrokken zijn zich lenen voor een verbeterteam. Vaak hikt men al jaren tegen een taai onderwerp aan, zijn er wat lapmiddelen, maar is er geen echte oplossing. Meestal omdat er te weinig tijd en aandacht voor wordt vrijgemaakt. Dan blijft hetzelfde onderwerp dus constant op de agenda terugkomen. Een verbeterteam is dan een serieuze optie. Je maakt zo gewoon optimaal gebruik van de aanwezige kennis én hebt draagvlak verzekerd! Zo heb ik bij een van mijn opdrachtgevers een team mogen leiden om de retourstroom van goederen aan te pakken. Retouren duiden vaak op zaken die intern fout zijn gegaan. Bijvoorbeeld bij logistiek of verkoop. Of wellicht bij de productie of de financiële administratie.

Hoe heb je dat aangepakt?

De leiding heeft mij gevraagd met een oplossing te komen. Er kwamen vrij veel klachten binnen van klanten, maar ook intern werd er gemord. Ik ben begonnen een klein groepje te formeren met mensen die iets kunnen bijdragen aan dit onderwerp. Zo zijn we met vier man gestart, en hebben we om te beginnen de opdracht afgebakend. Oftewel wat willen we eigenlijk oplossen. Opvallend genoeg is dat nog niet eens zo simpel, gewoonweg omdat niet iedereen hetzelfde knelpunt ziet. In korte sessies van ongeveer 30 minuten hebben we stap voor stap het probleem ontleed, naar oplossingen gezocht, dingen uitgeprobeerd en uiteindelijk hebben we een resultaat neergezet. Een forse besparing én een serieuze reductie van het aantal klachten. Daar mag je best trots op zijn vind ik.

Vaak hoor je juist dat dit soort teams geen resultaten boeken. Wat was jullie geheim?

Verbeterteams zijn geen wondermiddel. Maar met de juiste aanpak kan je de kans van slagen vergroten. Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat de leiding het initiatief steunt. Zonder breed draagvlak kom je nergens. Verder is het belangrijk af te bakenen. Juist door zaken klein te maken is de kans op slagen groot. Want voordat je het weet wordt de opdracht veel te groot en daarmee onoplosbaar. Liever 3 kleine stappen dan geen stap. Verder heb ik goede ervaringen met korte sessies. Goed de vaart erin, focus en tempo. Dat vraagt overigens wel om een strakke leiding van die sessies. En tot slot, zorg dat het leuk is en blijft. Juist door resultaat te boeken krijg je enthousiasme en steun. Mensen worden zich veel meer bewust van hun eigen rol, zien dat er resultaat is en worden enthousiast. Dat is hartstikke leuk om aan te kunnen bijdragen.

Meer inspiratie Bel me