Herrmann logo

resultaat met kwaliteit

Top 10 tips voor het aanpakken van faalkosten

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. En fouten kosten geld. Maar kunnen we er ook wat positiefs uit halen? Kunnen we bijvoorbeeld lering trekken? Of communiceren naar de organisatie waar kansen liggen? Of beter inzichtelijk maken wat er bereikt is? Eén ding is zeker: als je in staat bent zaken in geld uit te drukken spreek je de taal van de leiding. En dat is cruciaal voor draagvlak en directiebetrokkenheid.

Hieronder 10 tips hoe op een praktische manier faalkosten inzichtelijk te maken en aan te pakken.

1) Bedenk wat je wilt bereiken

Faalkosten maken onderdeel uit van de kwaliteitskosten. Een aanzienlijk deel van dergelijke kosten zit ‘verstopt’. Het kan best bewerkelijk zijn om ze boven water te krijgen. Daarom is het verstandig te beginnen met wat denkwerk. Waarom zouden we inzage willen in de faalkosten? Waar zou dat toe moeten leiden? En waarom?

2) Begin met schatten...

Het is in veel gevallen heel praktisch te beginnen met wat schattingen. Juist met een eerste indicatie kan je gevoel krijgen om wat voor bedragen het mogelijk gaat. Stel vragen aan de organisatie, doe steekproeven en wat waarnemingen.

3) ...dan de leiding aan boord

Als je wat getallen hebt, ook al zijn het schattingen, is het raadzaam naar de leiding te stappen. Leg uit wat je van plan bent en waarom. Kom met argumenten. Als de leiding het niet ziet zitten wordt het niks. Zorg daarom voor steun (en dat krijg je zeker).

4) Communiceer en houd het positief!

Zomaar 75% van de faalkosten komt niet uit de boekhouding. Herbewerken, verspilling, wachttijden, extra reiskosten en ga zo maar door. Om deze kosten inzichtelijk te maken en aan te pakken heb je de ogen en oren van de organisatie broodnodig. Bepaal wie je belanghebbenden zijn en houd ze goed op de hoogte. Leg uit wat de bedoeling is en waar het toe moet leiden. Kies een positieve insteek. Oftewel: wat valt er te winnen?

5) Voorkom spraakverwarring

Maak een simpele definitie van faalkosten. Dat voorkomt spraakverwarring, met alle mogelijke gevolgen van dien.

6) Gebruik bestaande bronnen

In vrijwel alle gevallen is er al het nodige waar je gebruik van kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan nacalculaties, urenregistraties, claims, RMA’s, creditnota’s. Begin daarmee. Dat is er immers al!

7) Het prijskaartje van (on)nauwkeurigheid

Zorg dat je te allen tijde achter de getallen staat. Nauwkeurigheid heeft zijn prijskaartje. Je kunt je enorm verliezen in het verkrijgen van exacte gegevens, maar doet dat de zaak goed? Onnauwkeurigheid heeft ook zijn prijskaartje: er kan ongewenste discussie ontstaan over getallen die afleiden van de kern van de zaken. Namelijk: verbeteren. Eén ding is zeker; schattingen zijn vaak praktisch, mits je je aannames maar communiceert.

8) Stop serieus tijd in de rapportage

Dat doe je onder meer door getallen in een context te zetten, zaken visueel te maken, oorzaken te noemen en trends aan te geven. Voorkom een ‘mechanisch hamerstuk’, zorg dat er een verhaal achter de cijfer zit. Realiseer je dat je actie wilt. Een besluit van de leiding. Bijvoorbeeld: “We zien dat we €17500,- in 2017 aan claims hebben betaald. Dat is 1,5% van onze omzet. In 2015 was dit nog 2,25%. Willen we actie?”

9) Aanpakken doe je samen (met de werkvloer)

Als je een ‘go’ hebt, betrek dan meteen de werkvloer erbij. Dat is cruciaal als je duurzame resultaten zoekt. Laat ze zelf nadenken en met oplossingen komen. Zo maak je het leuk en motiverend.

10) Baken af, begin klein, borg en vier succes

Baken heel goed af wat je wilt aanpakken. Maak het klein, met een grote succes kans. Zorg dat je de oorzaak kent en test eerst in het klein of een oplossing wel een échte oplossing is. Werkt het in de praktijk? Zorg dat je het vasthoudt en vier het succes.


Wilt u meer informatie over dit onderwerp?
Neem dan contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

Meer inspiratie