Herrmann logo

kwaliteit met resultaat

6 Tips voor zinvolle controles en inspecties

In veel gevallen zien we in de praktijk dat er (te) snel wordt besloten een extra controle of check in te voeren als er eens iets verkeerd gaat. Gedachte is voor de hand liggend. Zo voorkomen we immers dat we doorgaan met iets dat niet deugt of dat een klant een foutief product krijgt etc. etc.. Maar moet je dit wel willen? Zijn controles eigenlijk wel een oplossing? Voegt het wat toe om grip te krijgen en te houden of is het eerder ‘symptoombestrijding’? Hieronder wat tips en overwegingen.

Tip 1: Eerst denken, dan doen

In een ideale wereld gaat alles in één keer goed. Helaas zitten we in de regel in een situatie dat niet alles in één keer goed gaat. Dat betekent nog niet dat we ook altijd ‘iets’ moeten doen. Stel simpele vragen als: hoe erg is het eigenlijk dat dit verkeerd ging? Kan dat zomaar weer gebeuren? Zou het grote negatieve impact kunnen hebben? Oftewel; nemen we grote risico’s door niets te doen?

Tip 2: Inspecteren ≠ beheersen

Stel dat we inderdaad de conclusie trekken dat actie nodig is. Wat gaan we dan ‘doen’? (Te) vaak zien we als eerste reflex een controle of inspectie. We gaan bijvoorbeeld vanaf nu alle leveringen van leverancier X controleren bij binnenkomst, of altijd functionaliteit Y testen bij de eindcontrole. Maar worden we daar beter van? Nauwelijks. Zie een controle als een ‘filter’. Is het OK dan gaan we door. Is het niet OK dan stoppen we het proces. Als we in staat zijn het proces te ‘beheersen’ hebben we grip. Dan worden inspecties overbodig en is de uitkomst voorspelbaar.

Tip 3: Dus maar helemaal stoppen met inspecties?

Dat is te kort door de bocht. Er zijn meer redenen te bedenken om controles en inspecties te doen. De uitkomsten van controles kunnen jou, je klanten, of andere belanghebbenden geruststellen dat zaken volgens plan gaan. Het geeft je dus inzicht in hoeverre je de processen inderdaad beheerst en of je de doelen (gaat) halen. Soms is het gewoon wettelijk verplicht. De insteek is dan totaal anders; namelijk inzicht geven dat het goed gaat en niet eruit filteren wat fout gaat!

Tip 4: En werkinstructies dan?

Het aanpassen van werkinstructies zien we ook vaak als populaire actie. Is dat dan het ei van Columbus? Heel beperkt. We moeten eerst even terug naar de werkinstructies. Was het afwijken van de werkinstructie de oorzaak? Stond er iets foutief in de werkinstructie? Ontbrak er iets in de werkinstructie? Het doet de zaak sowieso goed daar eerst naar te kijken. Dit heeft alleen zin als de werkinstructie ook ECHT wordt gebruikt.

Tip 5: Wat dan wel?

Als je processen wil beheersen, oftewel voorspelbare output wil hebben, moet je snappen waarom het goed gaat maar ook waarom het verkeerd gaat! Op zoek naar de zogenaamde ‘root cause’ (grondoorzaak). Juist door dat te doen kun je een gerichte actie ondernemen. Dus als je iets meteen wil doen, dan is dát het wel. Op onderzoek gaan! Dus ga zo snel mogelijk naar de direct betrokkenen om vragen te stellen en te begrijpen waarom het mis ging.

Tip 6: Controle als laatste redmiddel

Als je de root cause kent, kun je gericht actie treffen. Een verbeteractie waarmee je het proces beter beheerst, uitkomsten beter voorspelbaar maakt en risico’s op fouten verkleint. Helaas kun je niet altijd een grondoorzaak wegnemen. Bijvoorbeeld omdat er geen middelen voor zijn of omdat je er geen invloed op hebt. In dit soort gevallen ontkom je niet aan inspecties. Zie het maar als je laatste redmiddel, maar zeer zeker niet je eerste!

Verder lezen?

Vul onderstaande gegevens in en ontvang de whitepaper!


Inspiratiebron

Herrmann Beachvolleybal 2023
Teamspirit
Tips voor zinvolle controles en inspecties
Team Hermann in de groei
Waarom is ISO 9001-certificatie ondanks alles toch zo populair?
Auditstress
Een bevinding? Help!
Confed zet stappen (samen met Herrmann)
Even voorstellen
Herrmann Beach Volleyball 2022
De auditor en de voetbalcoach, wat hebben zij gemeen? (en waarom audits nuttig kunnen zijn)
Video: Verspilling voorkomen
De kracht van tegenspraak in het nemen van beslissingen
Trainingen voor de food, zo maken we het verschil
Is die negatieve feedback echt zo onterecht als je denkt?
Video: Borgen wat goed gaat
Video: Luisteren naar klanten
Video: Leren van fouten
Voor wat hoort wat
Webinars bij Herrmann
Klantenfeedback als aanjager voor het verbeterproces
Tips voor het vinden en aanpakken van Root Causes
Leren van fouten is geld verdienen!
Herrmann kennismaking
Werken aan verbeteringen, samen met de leverancier
Tips voor een klanttevredenheidsonderzoek met impact
Voorzorg is vergif
Tips voor online audits
Inzet werkstudent
Workshops van Herrmann? Een unieke kans om van elkaar te leren
Beach Volleybal 2019; een daverend succes!
Team Herrmann groeit
Herrmann Beach Volleyball 2019
Wat verstaan we onder informatie?
De zin en onzin van klanttevredenheidsonderzoeken
Begin met de 'grote vissen'
Overwegingen bij interne audits
10 tips voor een compact kwaliteitsmanagementsysteem
10 tips voor de management review
Wollig gedoe (of juist niet)
10 tips om klachten om te zetten in verbetering
Ezelsbruggetjes voor een goed gesprek
10 tips voor succesvolle leveranciersaudits
Audit tips van de kenners
Tips voor praktische informatiebeveiliging
Top 10 tips voor interne audits
Top 10 tips voor het aanpakken van faalkosten
10 tips over risico’s en kansen
Quikscan ISO27001