Herrmann logo

kwaliteit voor het mkb

Overwegingen bij interne audits

Interne audits zijn, mits goed voorbereid en uitgevoerd, een uiterst geschikt instrument om de zorg voor kwaliteit inhoud te geven en zo levend te houden. Al sinds de start voert Herrmann voor tal van opdrachtgevers bijna dagelijks audits uit. Sindsdien worden er ook zeer regelmatig auditors opgeleid door Herrman. In de praktijk blijkt het lang niet altijd eenvoudig audits effectief te laten zijn. Uitbesteden wordt veel gedaan. Arnold Herrmann, gaat in op de overwegingen om externen wel of niet in te zetten bij interne audits.

Uitvoeren van audits

“Wanneer zou je moeten denken aan een externe voor het uitvoeren van audits”?

Eigenlijk begint de vraag bij wat je eigenlijk met de interne audits wil bereiken. Is dat alleen maar ‘controleren’ of men zich aan de afspraken houdt? Of wil je ook echt stilstaan bij de huidige praktijk en daar kritisch en objectief naar laten kijken. Oftewel zoek je ook naar mogelijkheden voor verbetering van de organisatie? Met name wanneer het laatst genoemde wordt nagestreefd is er veel voor te zeggen een buitenstaander bij de interne audits te betrekken.

Sneller en efficiënter knelpunten vinden

“Waarom? Eigen mensen kennen de organisatie en de processen toch veel beter en kunnen zo veel sneller en efficiënter knelpunten vinden?”

Natuurlijk weten de eigen mensen veel meer van de organisatie, die kennis is echter niet altijd even voordelig. Een auditor moet geen vooroordelen hebben, nieuwsgierig zijn, goede vragen kunnen stellen en vooral ook goed doorvragen. Als de auditor te veel weet over het onderwerp dat hij of zij auditeert zie ik twee zaken vaak gebeuren. Er wordt niet of onvoldoende stil gestaan bij belangrijke onderwerpen. Men denkt immers het antwoord op de vraag al te weten en dus wordt het onderwerp overgeslagen of afgeraffeld. Wat ook gebeurt is dat er meteen heel gedetailleerd naar één bepaald aspect wordt gezocht, vaak omdat de auditor heeft gehoord dat daar iets fout zit. Dan wordt er echt gezocht naar fouten en dat werkt eigenlijk alleen maar negatief.

Wel of geen audits doen?

“Wil je daarmee zeggen dat eigen mensen maar liever geen audits moeten doen?”

Nee, dat wil ik niet zeggen. Wat wel heel belangrijk is, is dat de audits gedaan worden door mensen met een aantal specifieke kenmerken. Die mensen zijn er echt wel. Zoek naar groepje sociaal handige medewerkers, die praktisch zijn, achter het nut van kwaliteitszorg staan en zin en tijd hebben om audits te gaan doen. Vervolgens is het van belang dat deze mensen goed op weg worden geholpen. Een praktische training waarbij men met name bij de eerste paar audits ondersteund wordt is vaak voldoende.

Externe auditor

“Is er ook iets voor een externe auditor te zeggen?"

Als een externe ergens mee komt wordt dat in de regel veel serieuzer opgepakt dan wanneer dezelfde boodschap van een eigen medewerker komt. Hij of zij kan onderwerpen makkelijker aan de orde stellen. Verder komt een externe auditor vaak bij veel verschillende organisaties. Daar kun je je voordeel meedoen.

Meer inspiratie Bel me