De belangrijkste vragen bij interne audits

Interne audits moeten je organisatie helpen en voor interne audits moet er draagvlak zijn tot in de top. Pas wanneer dit er is worden de audits de sleutel tot continu verbetering!

Een heleboel collega’s, die zich bezig houden met interne audits, hebben bij interne audits een sterke focus op compliance: voldoen we aan onze procedures? Voldoen we aan de norm(en)?

Als we nu eens lezen wat er bij interne audits verwacht wordt in de normen, dan gaat het om meer. Bij interne audits moeten we ook gaan kijken naar mogelijkheden tot verbetering.

Nu moeten we rekening houden met de beperkingen die elke auditor heeft, namelijk: omdat je als auditor onafhankelijk moet zijn, auditeer je altijd andermans werkzaamheden. En wie weet over dat “andermans werk” nu meer, jij, de auditor, of degene die elke dag die werkzaamheden uitvoert? Degene die je audit is de expert die weet het meeste van dat werk. Maak gebruik van die expertise! De volgende vragen kunnen van enorme toegevoegde waarde zijn en bijdragen aan het verbeterproces:

• Helpt dit formulier, deze procedure, werkinstructie?
• Mis je onderwerpen in dit formulier, procedure, werkinstructie?
• Denk je dat het handiger, beter kan?
• Wat mis je? Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen?

Introduceer interne audits als: “het zelfreinigend vermogen van de organisatie”. Gebruik bovenstaande vragen om bureaucratie uit je systeem te halen. We zien systemen maar groeien en groeien. Er is een klacht/afwijking, hup een extra procedure of een aantal extra controlepunten op een formulier. Maar in de loop van de tijd worden deze documenten voor het dagelijks gebruik steeds minder geschikt; “het moet van de ISO”, “het moet van de kwaliteitsafdeling”.

Stel daarom bovenstaande vragen, neem de antwoorden serieus, laat zien dat er iets mee gedaan wordt.

Bron: Kwaliteit in Bedrijf, Matthijs Dierick

Meer inspiratie Bel me