Herrmann logo

kwaliteit voor het mkb

Praktijkvoorbeeld: Focus en continuïteit leidt tot echt resultaat

Kwaliteit leveren is geen keuze. Het is voorwaarde voor het voortbestaan van iedere organisatie. Maar hoe krijgt en houdt u aandacht voor kwaliteit binnen uw organisatie? Wat moet u eigenlijk verstaan onder ‘kwaliteit’? In dit praktijkvoorbeeld kunt u kennismaken met ingenieursbureau ‘Het Ontwerp’ en vooral hoe men duurzame resultaten heeft weten te boeken.

Achtergrond

Het Ontwerp is gespecialiseerd in het ontwerpen en berekenen van complexe bouwconstructies in beton, staal en hout. De onderneming adviseert en ondersteunt overheden, semioverheden, bedrijven en opdrachtgevers in de particuliere sector. Sinds 1960 zijn er al 15.000 kleine en grote projecten voltooid. Er werken bij Het Ontwerp 60 hoogopgeleide technici. De onderneming beschikt al jaren over een kwaliteitsmanagementsysteem.

De aanpak

De aanleiding

Net als de meeste ingenieursbureaus heeft ook Het Ontwerp moeite om de orderportefeuille gevuld te houden. Het behouden van bestaande opdrachtgevers is cruciaal en het continu blijven leveren van kwaliteit is dus een voorwaarde. Ondanks diverse verbeterinitiatieven, verliep de communicatie met de opdrachtgevers niet optimaal en werden gemaakte afspraken niet altijd nagekomen. Dit was voor de directie reden om Herrmann in te schakelen.

Optimale kwaliteit leveren: waar te beginnen?

In enkele sparringsessies met Herrmann is eerst een “agenda” opgesteld. Met het maken van keuzes wordt namelijk de kans op succes vergroot. Naast duidelijke communicatie met de opdrachtgevers werd ingezet op meer eenduidigheid in de werkwijzen. Er waren namelijk te grote verschillen bij de uitvoering van projecten tussen de verschillende teams.

Frisse blik, focus en continuïteit ...

Er werd besloten een externe consultant van Herrmann een dag per week in te zetten. De directie: “als je bepaalde, lang bestaande, routines wil doorbreken is dat erg lastig om op eigen kracht te doen. Een jonge ‘buitenstaander’ die ons bij de les houdt, er fris ingaat en die doorgaat waar wij stoppen is gewoon écht nodig gebleken. Iemand die vragen stelt waarom doen we dit zus of zo? En meedenkt en luistert. En natuurlijk focus houdt, want je moet geduld hebben.”

... leidt tot resultaat

Zo zijn er met input van de medewerkers van Het Ontwerp behoorlijke stappen gemaakt. De directie over de bereikte resultaten: "zoals gezegd waren er aanzienlijk verschillen tussen onze verschillende ontwerpteams. Je moet daarbij denken: Wat mag een opdrachtgever van ons verwachten in de verschillende ontwerpfasen? Wat filen we eigenlijk en hoelang? Wanneer vragen we goedkeuringen van opdrachtgevers? Welke checks en controls doen we intern? En op welke momenten? Hier hebben we belangrijke progressie geboekt. Werkgroepjes onder leiding van onze consultant hebben dit soort zaken met enthousiasme aangepakt. Er is meer duidelijkheid geschept, er zijn onderlinge afspraken gemaakt. Omdat de werkgroepen de afspraken zelf hebben gemaakt, worden ze ook gedragen. Kortom, we hebben invulling gegeven aan kwaliteit en hier hebben we dagelijks profijt van.”

Concluderend

Grip op kwaliteit begint met het maken én nakomen van duidelijke, uitvoerbare afspraken binnen de organisatie. De basis wordt gevormd door een heldere verdeling wie waarvoor verantwoordelijk is. Verbeteren kan in veel gevallen met eenvoudige initiatieven. Keuzes maken, focus houden en continuïteit dragen direct bij aan succes. En als je successen boekt heb je draagvlak! Zo wordt kwaliteitszorg levend en vooral zinvol!

* Er is bewust gekozen voor fictieve namen van organisaties

Meer inspiratie Bel me