Herrmann logo

kwaliteit met resultaat

Praktijkvoorbeeld: Grip op inkoop

Een goede samenwerking met toeleveranciers is uiterst waardevol. Immers, een betrouwbare leverancier, die meedenkt en kwaliteit levert waar u van op aan kunt bespaart u een hoop problemen later in het proces. In dit praktijkvoorbeeld kunt u kennismaken met het bedrijf Sensor*. Deze onderneming is een producent van analyseapparatuur en heeft met een aantal eenvoudige ingrepen veel meer grip gekregen op de kwaliteit van de toeleveranciers.

Achtergrond

Sensor ontwikkelt en produceert analyseapparatuur waarmee ondermeer lucht- en waterkwaliteit snel en relatief goedkoop onderzocht kunnen worden. Deze apparatuur wordt wereldwijd verkocht en ingezet bij bijvoorbeeld raffinaderijen om de milieubelasting te kunnen monitoren. De apparatuur bestaat uit diverse onderdelen, zoals een voeding, printplaten, sensoren, een oven, afsluiters en natuurlijk een behuizing. De onderdelen worden ingekocht bij leveranciers waar al lange tijd mee wordt samengewerkt. Assemblage, afregelen, testen en in bedrijfstellen gebeurt door Sensor zelf. Er werken zo’n 30 mensen bij het bedrijf.

Inkoop

In totaal wordt samengewerkt met een 20-tal leveranciers. Een deel hiervan levert handelsgoederen zoals stekkers, afsluiters, bevestigings- en verpakkingsmaterialen. De overige leveranciers leveren producten die geheel op maat zijn ontwikkeld voor Sensor, zoals bijvoorbeeld de behuizing en de software. Er is één inkoper die zich hoofdzakelijk inzet om goede prijsafspraken te maken en bestellingen op tijd binnen te krijgen. Met een deel van de leveranciers zijn jaarcontracten gemaakt die hoofdzakelijk prijsafspraken behelzen.

De aanpak

De aanleiding

In de loop der jaren is de apparatuur van Sensor steeds complexer geworden. Klanten stellen daarnaast steeds hogere eisen. Niet alleen aan de apparatuur, maar ook aan de service en levertijden. Sensor heeft grote moeite aan deze eisen te voldoen. De oorzaak hiervan wordt ten dele gezocht in de kwaliteit van de toegeleverde halffabrikaten. Fouten in de toeleveringen zorgen voor een enorm tijdverlies bij de productie. Om de kwaliteit op een hoger niveau te krijgen moest er gewoon wat gebeuren.

Een plan

In overleg tussen de directie, de kwaliteitsmanager, de inkoper en Herrmann werd besloten een plan te maken met als doel meer grip te krijgen op de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid van de strategische toeleveranciers. Besloten werd om door middel van audits samen met deze leveranciers knelpunten vast te stellen en verbeteracties in gang te zetten.

Leveranciersaudit

Bij een zestal leveranciers werden audits aangekondigd, hierbij werd ook heel duidelijk uitgelegd wat met de audits beoogd werd. Verder werd besloten de audits te laten doen door Herrmann samen met de kwaliteitsmanager. De kwaliteitsmanager hierover: "eigenlijk hadden zowel wijzelf als onze leveranciers geen ervaring met deze vorm van audits doen. We wilden er wel echt wat uithalen en dan is het cruciaal dat de leveranciers meedenken en meewerken. Als we met eigen mensen deze audits zouden gaan doen zou het naar alle waarschijnlijkheid uitdraaien op fouten zoeken of een discussie wie de schuld van iets heeft. Juist door iemand zonder vooroordelen en met veel ervaring voorkom je dit en komt er wat zinnigs uit”.

Luisteren naar de werkvloer

Om niet een te grote hoeveelheid tijd te vragen van de leveranciers werd elke audit beperkt tot 6-8 uur. Bij de audit werd heel bewust vooral ook de werkvloer opgezocht. De kwaliteitsmanager: “doordat we echt de werkvloer opzoeken krijgen we de mensen te spreken die uiteindelijk het werk voor ons doen. En het zijn juist die mensen die ons de meest waardevolle informatie geven. Natuurlijk is ook belangrijk om met de directie of het management te spreken, maar als je echt wil weten hoe dingen gaan moet je de mensen zelf spreken. En vooral ook gaan kijken en oprechte interesse tonen”.

Resultaten

Van iedere audit werd een rapport gemaakt en er werd aan de leverancier gevraagd hierop te reageren, of te wel acties aan te geven. Een deel van de acties was echter voor Sensor zelf. “doordat je heel duidelijk zoekt naar verbetermogelijkheden is het logisch dat jezelf ook dingen oppakt. Zo hebben we meermalen te horen gekregen dat men graag een forecast wil om leveringssnelheid en leverbetrouwbaarheid te kunnen bevorderen. Maar ook de leveranciers zelf hebben van alles gedaan. Zo zijn er afspraken gemaakt over het testen. Meeste leveranciers voerden geen of alleen eenvoudige tests uit. Dit hebben we drastisch aangepakt. Er zijn testinstructies en –middelen verstrekt en alle leveranciers moeten de testresultaten met de producten meesturen. Hier hebben we ontzettend veel profijt van. De leveranciers kunnen zo hun eigen werk beoordelen, en dus meer verantwoordelijkheid nemen voor hun producten. Wijzelf hoeven nog alleen maar steekproefsgewijs de binnenkomende producten te controleren en hebben veel minder complicaties bij de assemblage”

Samenwerkingsovereenkomsten

De gewijzigde afspraken tussen Sensor en de leveranciers werden in samenwerkingsovereenkomsten vastgelegd. Hierin werden ook zaken als garantie, voorraadhoogtes en de omgang met productwijzigingen opgenomen. Deze overeenkomsten vormen het uitgangspunt voor een volgende audit bij de leveranciers. “wat we niet verwacht hadden is dat de leveranciers heel anders tegen ons en onze producten aan zijn gaan kijken. Doordat we de moeite hebben genomen naar de leveranciers toe te gaan, goed te luisteren en heel bewust zoeken naar verbetermogelijkheden, lijkt het wel alsof men meer zijn best wil doen voor ons. Dat blijkt wel uit de hoeveelheid suggesties die we sinds de audits ontvangen om onze producten te verbeteren.”.

Concluderend

Verbeteren kan in veel gevallen met heel eenvoudige maatregelen. Door uw leveranciers te betrekken bij uw zorg voor kwaliteit kan veel bereikt worden. Te beginnen door goed te luisteren en optimaal gebruik te maken van de aanwezige kennis op de werkvloer. Door leveranciersaudit te doen heeft u een uitgelezen mogelijkheid de samenwerking ook met uw leveranciers naar een hoger te plan krijgen.

* Er is bewust gekozen voor fictieve namen van organisaties

Meer inspiratie