Herrmann logo

kwaliteit met resultaat

Praktijkvoorbeeld: Inkoop op een hoger plan

Toeleveranciers hebben in vele gevallen een aanzienlijke invloed op de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid. Soms zijn bepaalde leveranciers zelfs cruciaal voor het voortbestaan van een organisatie. In dit praktijkvoorbeeld kunt u kennismaken met 'Enzym*', een producent van analyse systemen. De aard en de toepassing van de producten vragen om samenwerking met leveranciers op het hoogste niveau.

Achtergrond

Enzym is een onderneming met ruim 100, zeer hoog opgeleide, werknemers. Er worden wereldwijd, zelf ontwikkelde, analyse systemen geleverd. De afnemers zijn hoofdzakelijk zeer grote organisaties uit de farmaceutische industrie. Via een netwerk van distributeurs worden de systemen verkocht, geleverd, in bedrijf gesteld en onderhouden. De steeds weer unieke apparatuur wordt samengebouwd uit verschillende toegeleverde onderdelen. Zoals een roestvrijstalen vat, een besturing en tal van andere onderdelen. Enzym maakt een stormachtige groei door. De uiterst complexe systemen blijken een gat in de markt te zijn. Zowel van Enzym als de toeleveranciers wordt het uiterste gevraagd. Steeds vaker blijkt de grens bereikt te zijn: technische gebreken komen frequent voor, het aantal claims stijgt en toegezegde levertijden worden bij uitzondering nagekomen. Vanuit deze achtergrond is er samen met Herrmann een initiatief genomen.

Samenwerken en het beheersen van de keten

Betrouwbare levertijden of een product kwaliteit waar je blindelings op kunt vertrouwen zijn een kostbaar bezit. Helaas ontstaat zo'n situatie niet vanzelf. Het vraagt om een perfecte samenwerking tussen afnemer en leverancier. Een samenwerking met als basis duidelijkheid over verantwoordelijkheden. Opvallend is dat afspraken tussen een leverancier en een afnemer zich veelal beperken tot leveringscondities en technische specificaties. Maar hoe gaan we om met productwijzigingen? Hoe komen we tot korte en betrouwbare levertijden? Wat zou een leverancier moeten doen als een component niet langer leverbaar is?

Juist door wederzijds duidelijkheid te scheppen wat je van elkaar mag verwachten wordt de basis gelegd voor een goede, duurzame samenwerking. Waarin je op elkaar kunt vertrouwen en waarmee je de keten onder controle hebt.

De aanpak

De aanleiding

De verdere groei van Enzym wordt begrensd door de toeleveranciers die niet genoeg in staat blijken te voldoen aan de vragen. Om succesvol te blijven moet er iets gebeuren. Maar wat?

Afbakening van het probleem

In samenwerking tussen Herrmann en de direct betrokkenen binnen Enzym werd gestart met een analyse. Hiermee werd beoogd de voornaamste oorzaken te achterhalen waarom de toeleveranciers tekortschieten. Op aanraden van Herrmann werd vooral goed gebruik gemaakt van de aanwezige kennis, zoals verslagen van evaluatiegesprekken, rapportages van leveranciersaudits, en natuurlijk de ervaringen van de inkopers zelf. Hieruit kwamen de twee voornaamste oorzaken naar voren.

Zo bleek er ten eerste geen goed onderscheid gemaakt te worden tussen de verschillende leveranciers. Een leverancier van 'simpele handelsgoederen' kon zomaar eenzelfde behandeling krijgen als een partij die complete besturingen ontwerpt, assembleert, afregelt en test.

Ten tweede ontbrak het aan duidelijkheid wat er nu eigenlijk van een leverancier verwacht wordt. Dat gaat in bepaalde gevallen heel wat verder dan 'op tijd leveren, volgens de overeengekomen condities'.

Overzicht creëren

Op basis van risico's en jaaromzet werden de producten ingedeeld in een viertal categorieën. Naast deze indeling werden ook de leveranciers zelf ingedeeld. Van de bijna 100 toeleveranciers werd bepaald of het een gewone leverancier betrof, danwel een voorkeursleverancier, een co-maker of een partner. Met deze indeling werd vervolgens samen met de inkopers een inkoopstrategie bepaald. Bijvoorbeeld scherp gaan onderhandelen over prijzen. Of juist werken aan een betere en intensievere samenwerking. Hoofd Inkoop: "iedereen doet enorm zijn best om zaken voor elkaar te krijgen, maar dat is helaas niet altijd even effectief. Door wat afstand te nemen en onze inkoop zo systematisch te bekijken hebben we een grote stap gemaakt. Met de indeling en de bijbehorende inkoopstrategie hebben we houvast. Zo hebben we geconstateerd dat we voor een aantal producten moeten zoeken naar betere samenwerking. Dat betekent dat we voor sommige leveranciers naar een partnership toe moeten werken, een samenwerking op het hoogste plan."

Werken aan partnership

Een tweede initiatief betrof het duidelijk maken van de rolverdeling tussen Enzym en haar toeleveranciers. Het moge duidelijk zijn dat dit verschilt of het een gewone leverancier of een partner betreft. "sommige toeleveranciers leveren compleet geteste modules. Vaak heeft men ook bijgedragen aan het ontwerp ervan. Van deze bedrijven willen we bijvoorbeeld dat men meer meedenkt over produceerbaarheid. Of ons wijst op fouten..."

Om invulling te kunnen geven aan deze verbetering werd in enkele sessies onder leiding van Herrmann vastgesteld wat men nu eigenlijk verwacht van bijvoorbeeld een partner. Zo ontstond een lijst waarop tal van zaken terecht kwamen. "bijvoorbeeld op gebieden als productwijzigingen, bezetting, testmiddelen en ga zo maar door. Die duidelijkheid was er gewoon niet. We hebben het een en ander natuurlijk goed met onze leveranciers besproken. Wijzelf én onze leveranciers moesten nogal wat werk verzetten om een en ander helemaal te kunnen invullen. Zo werk je samen met je leveranciers aan verbeteringen. Alleen dat al versterkt de onderlinge band en maakt het allemaal leuk en vooral zinvol. Uiteindelijk hebben we nu een basis. We spreken elkaar op zaken aan en dat is cruciaal voor een goede samenwerking."

Concluderend

Verbeteren kan bijna altijd met eenvoudige en praktische initiatieven. Afwijkingen en problemen hebben bijna altijd als oorzaak onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Dit geldt ook zeker voor de samenwerking met uw leveranciers. Dat aanpakken leidt meteen tot resultaat. Ook bij u!

* Er is bewust gekozen voor fictieve namen van organisaties

Meer inspiratie