Herrmann logo

resultaat met kwaliteit

Praktijkvoorbeeld: Verbeteren doe je samen

Leren van klachten. Oorzaken van levertijdproblemen wegnemen. Afkeur drastisch terugbrengen. Faalkosten tot een acceptabel niveau reduceren, of klanttevredenheid op een hoger plan. Allemaal zaken die we graag willen maar die ook vaak moeilijk te realiseren zijn. Om dergelijke verbeteringen duurzaam te laten zijn, moeten er bijna altijd zaken veranderen binnen een organisatie. En veranderen doet men in de regel niet graag. In dit praktijkvoorbeeld kunt u lezen hoe onderneming Vessel*, samen met de medewerkers, verbeteren vorm heeft gegeven én vooral resultaat boekt.

Achtergrond

Vessel is een tankopslagbedrijf. De onderneming slaat chemicaliën op voor diverse grote concerns in binnen- en buitenland. Vessel biedt naast tankopslag ook diverse overslagmogelijkheden, zoals het laden en lossen van wagons, schepen en tankauto's. De onderneming is 7 dagen in de week, 24 uur per dag actief en biedt zo'n 50 medewerkers werk. Een tiental daarvan ondersteunt de productie, zoals de technische dienst, het management, sales en de binnendienst. Een 40-tal operators werkt in 3 ploegen de diverse laad- en losopdrachten af.

Verbeteren en risico's beheersen

De aard van de diensten van Vessel en de producten waar het om gaat, vragen om een zeer hoog niveau van dienstverlening. Immers, het maken van een fout kan al snel leiden tot schade die in de miljoenen loopt. Zo is een 'spill' in de haven niet alleen kostbaar, het is ook heel slecht voor het imago. Maar ook het vervuild raken van een product in een tank heeft een enorme impact op zowel Vessel als haar klant. Kortom fouten voorkomen is cruciaal. En dit staat juist in schril contrast met de wens voor snelheid en flexibiliteit. Chauffeurs willen zo snel mogelijk weer de weg op. Schippers zo snel mogelijk afmeren. En opdrachtgevers willen maximale flexibiliteit: snel een wijziging op het laatste moment. Maar Vessel mag geen fouten maken...

De aanpak

De aanleiding

Het kon niet uitblijven: biodiesel werd vanuit een tankauto gelost in een tank met ethanol. Gevolg was niet alleen een vervuilde tank, maar ook tonnen vervuild eindproduct en vervuilde installaties. Dit voorval en enkele 'near misses' hebben ertoe geleid dat Vessel besloot dat er echt iets moest gebeuren. En dit keer met blijvend resultaat. Kortom, er was behoefte aan duurzame verbetering.

Verbeterteams

In een overleg tussen de leiding, de kwaliteitsmanager en Herrmann werden de opties op een rij gezet. Gezamenlijk werd besloten de werkvloer nadrukkelijk te betrekken bij het verbeterproces door met 'verbeterteams' te gaan werken. De kwaliteitsmanager over de keuze voor verbeterteams: “we hebben in het verleden te vaak gedacht zaken voor de operationele medewerkers op te lossen. Dat leidde uiteindelijk tot weinig resultaat. Na enige tijd vervalt men weer in de oude gewoontes. Op advies van Herrmann zijn we onze medewerkers er heel nadrukkelijk bij gaan betrekken. Door een team een duidelijke opdracht te geven om iets aan te pakken. Zo hebben we een team geformeerd met als opdracht hoe we kunnen voorkomen dat we op de verkeerde tank lossen. Het doel is om te komen tot een duurzame oplossing hiervoor. Dat is wat we willen. Zonder te verzanden in eindeloze, wollige praatsessies.”

De teams bestonden uit 3-4 medewerkers uit verschillende disciplines en met een directe betrokkenheid bij de opdracht. Herrmann begeleidde de teams. In sessies van maximaal 1 uur werd stap voor stap progressie geboekt. “goede begeleiding is met dit soort zaken echt belangrijk. Herrmann zorgt ervoor dat de stappen snel en efficiënt genomen worden. Om te beginnen moet heel duidelijk zijn welk probleem je nu eigenlijk wil oplossen. En hoe je kunt vaststellen of je het wel hebt opgelost. Verder is het nodig om iets wat complex en groot lijkt, op te delen in kleine, overzichtelijke deelproblemen. Daar is meestal wel wat hulp bij nodig. Maar de kern komt van ons zelf. Onze collega's komen met ideeën en voelen zich eigenaar van het probleem. Alleen dat al is pure winst. Begeleiding is goed om de snelheid erin te houden en iedereen bij de les te houden.”

Resultaten

Na enkele sessies konden de eerste resultaten gepresenteerd worden. “we hebben meer dan 50 tanks op ons terrein. Via een leidingnetwerk met tientallen pompen, afsluiters en slangen kunnen we vanaf verschillende locaties auto's, wagons en schepen laden en lossen op de tanks. Er moet absoluut voorkomen worden dat er vervuiling optreedt of dat het verkeerde product wordt geladen of gelost. Veel fouten bleken in het verleden veroorzaakt te zijn doordat de operators moeite hadden de juiste slang te kiezen. Temeer omdat die slangen allemaal kriskras door elkaar liggen. Het team heeft hier zelf een heel praktische oplossing voor aangedragen. Alle slangen hebben een unieke kleurencombinatie gekregen. Verder wordt op de werkbonnen met de kleuren aangegeven welke slang je moet gebruiken. Het team heeft deze werkwijze een aantal maanden uitgeprobeerd en de resultaten zijn goed. Geen enkele fout meer en bovendien houdt de verbetering stand.”

Vasthouden

Na een half jaar kon er geëvalueerd worden: werkt de aanpak met de verbeterteams voor Vessel? En leidt het tot blijvende resultaten? “het enthousiasme en de bemoedigende resultaten hebben ertoe geleid we inmiddels 3 nieuwe verbeterteams aan het werk hebben. Of dit nu theoretisch tot de beste oplossingen leidt of niet vinden we niet zo belangrijk. Men heeft het zelf bedacht en uitgevoerd. En corrigeert elkaar als dat nodig is. Oftewel het wordt gedragen. Zo maak je verbeteren leuk, zinvol en vooral heel erg effectief.”

Concluderend

Effectief verbeteren kan in veel gevallen met heel eenvoudige initiatieven. Door uw medewerkers te laten meedenken en meewerken worden draagvlak en resultaat verzekerd. Zo wordt verbeteren leuk en vooral zinvol!

* Er is bewust gekozen voor fictieve namen van organisaties

Meer inspiratie Bel me